POLÍTICA DE OBSEQUIOS DE TERCEROS

Fecha de emisión – Diciembre 2016

Fecha de actualización - Diciembre 2021

CODIGO POL-GE-002

VERSIÓN 2

​

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el adecuado control y manejo de los obsequios, promocionales o no, otorgados por terceros a empleados y trabajadores (en lo sucesivo, los “Empleados”) de Grupo GP, con la finalidad de evitar beneficios personales y posibles conflictos de intereses.

 

II. ALCANCE

La presente Política es aplicable a todo el personal empleado y trabajador de nómina semanal que labore en las empresas de Grupo GP.

 

III. DEFINICIONES

Obsequios permitidos: artículos o servicios promocionales con publicidad o logotipo de un tercero que Grupo GP le permite recibir a sus Empleados directa o indirectamente de dicho tercero, siempre y cuando no sean comercializables y su valor no exceda de $500 Pesos o $25 USD. Ejemplos: plumas, agendas, libretas, libros, artículos de papelería, cursos, etc.

 

Obsequios no permitidos: artículos o servicios no promocionales sin publicidad o logotipo de un tercero que Grupo GP no le permite recibir a sus Empleados directa o indirectamente de dicho tercero, independientemente de su valor. Ejemplos: equipos electrónicos, botellas con alcohol, canastas navideñas, boletos a eventos públicos, boletos o estancias para viajes, servicios realizados en beneficio directo o indirecto del Empleado, etc.

 

Tercero: Toda persona física o moral que presta servicios, suministra bienes, tiene o pretende tener relación de negocios en forma directa o indirecta con las empresas de Grupo GP, tales como clientes, supervisores de clientes, proveedores, consultores, asesores, instituciones financieras, autoridades gubernamentales, entre otras.

 

Comité de Cumplimiento: Es un grupo conformado por personal de Grupo GP que tiene como responsabilidad la recepción, resguardo y decisión del destino de aquellos “Obsequios no permitidos” que se reciben en las oficinas o instalaciones de Grupo GP y los recibidos por los Empleados que no hayan podido ser rechazados. El Comité de Cumplimiento se integra por el Director de Capital Humano, Gerente de Organización y Compensaciones, Gerente de Planeación y Desarrollo Humano, Gerente de Auditoría y Control Interno y la Coordinadora de Responsabilidad Social.

 

IV. POLÍTICA

1.- Es responsabilidad de todo Empleado de Grupo GP, el no recibir directa o indirectamente Obsequios no permitidos por parte de terceros, según lo establecido en las Definiciones de esta Política, ya sea dentro o fuera de las instalaciones de Grupo GP.

 

Nota: En caso de que algún Empleado, tenga duda de si un obsequio por recibir o recibido es permitido por esta Política, debe enviar un correo electrónico a cualquier integrante del Comité de Cumplimiento, para que se le informe si el obsequio es o no permitido.

 

2.- La participación de Empleados a eventos, exposiciones o viajes organizados directa o indirectamente por parte de terceros, debe ser autorizada previamente vía correo electrónico por parte de su Jefe Inmediato, por el Director de su área y el Director General.

 

3.- En caso de que el Empleado considere que no puede rechazar algún Obsequio no permitido por parte de terceros o que se lo hayan enviado sin su consentimiento, deberá proceder conforme a lo siguiente:

 

• A más tardar el día hábil posterior a su recepción, debe enviar un correo electrónico o documento escrito dirigido al personal del Comité de Cumplimiento, con la información del obsequio recibido: artículo o servicio, marca, modelo, lugar y fecha donde lo recibió, nombre o compañía de la persona que se lo entregó, nombre de la persona y empresa que otorgó el regalo.

 

• A más tardar el día hábil posterior a su recepción, entregará o enviará el obsequio a la Asistente del Director General de la UEN, quien registra la información del obsequio que se le entregó en la bitácora de Registro de Obsequios no permitidos.

 

Nota: En caso de que alguna persona se entere de que algún Empleado no cumplió con alguno de los lineamientos anteriores, tiene la responsabilidad de informarlo de inmediato a cualquier miembro del Comité de Cumplimiento, por el medio que considere conveniente.

 

4.- El Comité de Cumplimiento se reunirá cuando lo consideren conveniente, para realizar las siguientes actividades:

 

• Revisar que los obsequios no permitidos que se recibieron y registraron en la bitácora, se encuentren físicamente en el lugar designado.

 

• Revisar los casos reportados o detectados de incumplimientos a los lineamientos de esta Política por parte de Empleados y aplicarles las sanciones que consideren convenientes con la previa aprobación del Director General de la UEN.

 

• Tomar decisiones éticas y transparentes sobre el mejor destino que se le dará a cada obsequio, el cual puede ser mediante donaciones a instituciones, rifas y reconocimientos internos, entre otros.

 

• Elaborar una minuta registrando la fecha de la reunión, el destino final asignado a cada obsequio, el nombre de la persona que será responsable de coordinar o realizar su entrega y la fecha compromiso. La minuta deberá ser firmada por todos los integrantes y comunicarla por correo electrónico a los Directores Generales de las UEN´s y al Presidente de Grupo GP.